LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO QUE ES Y SU IMPORTANCIA

By Cristina Barcelona

La Gestión del Conocimiento es un proceso en donde se transfiere conocimientos de una persona o de un grupo de personas a otra o a un grupo de personas, si bien no es una tarea fácil, el lograrlo y hacerlo para una Empresa hoy en dia es vital porque por medio de ella se facilita la trasmisión de informaciones y habilidades a los empleados sistemática y eficientemente dejando claro que las informaciones y habilidades no están exclusivamente dentro de la empresa, ya que también se generan fuera de ella.  La mayoría de las Empresas ven a la Gestión del Conocimiento como información y habilidades internas, lo que se conoce como Inteligencia Empresarial (Business Intelligence), y de esta forma casi todos los esfuerzos se orientan a canalizar la información y habilidades que ya posee la empresa u organización centrándose en la eficiencia de los procesos de comunicación interna a través de la implantación de sistemas como CRM, ERP y un CM, porque es más fácil controlar ya que la información externa (fuera de la empresa) es más difícil de encontrar, buscar, seleccionar y organizar.

Es muy malo para las Empresas ú Organizaciones pensar solo en la Gestión del Conocimiento Interno porque esta forma de visión no les permite ver el Conocimiento Externo que esta en los agentes de su mismo mercado (clientes, público en general, la competencia, proveedores etc…) que actúan fuera de la empresa y sino se tiene el conocimiento de que lo que pasa o lo que deja de asar nuestro progreso decaerá y nuestras ventas bajaran, porque las Empresas viven de las ventas sean tangibles o intangibles y estas se originan fuera de la Empresa, y si bien hoy casi todas las empresas disponen de redes comerciales y proveedores que les trasmiten este conocimiento e incluso de sistemas de vigilancia tecnológica y de inteligencia competitiva que les proveen de información necesaria para detectar lo que ocurre en el mercado, es bueno profundizar y estar alertas.

La Gestión del Conocimiento Interno nos permite saber como vamos, que necesitamos si más caja o insumos o colocar determinados productos en donde y porque se venden más.  En cambio la Gestión del Conocimiento Externo nos expondrá lo que sucede en nuestro mercado donde generamos el dinero y las oportunidades como las amenazas que se están creando o por crearse y por quien. o quienes.

Todos estamos en el centro de la gestión del conocimiento y debemos saber que sus componentes básicos son sus habilidades y su información para el proceso de Gestión del conocimiento en una Empresa u organización, entonces:

*La información se puede recoger, tratar y almacenar por los sistemas de información de la Empresa ú Organización facilitando la creación de un cuadro de mando del entorno y otro de mando integral para la dirección.  Estos bien diseñados nos dará información periódica y sistemática de lo que ocurre dentro como fuera de la Empresa ú Organización lo que nos ayudara en la toma de decisiones con rapidez

*Las habilidades son más complicadas de trasmitir porque implica adquirir nuevos conocimientos para el que las recibe lo cual supone contar con más tiempo.

Es mas fácil trasmitir información y retenerla que adquirir una habilidad ya que estas se asocian con los Planes de Formación y supone un esfuerzo importante el poder identificar a aquellas personas que poseen las habilidades más valiosas dentro y fuera de la Empresa ú Organización para que compartan sus conocimientos. Por eso la contratación de estos fuera de la Empresa u Organización.

Uno de los factores clave de éxito en la implantación de iniciativas de gestión de conocimiento reside en el hecho de que su propósito responda a retos y objetivos de negocio de la organización, sin perder de vista que esto ocurre sobre la base de dinámicas de intercambio y colaboración que suponen, por sí mismas, importantes retos operativos y culturales, por lo que es importante y vital articular estrategias de gestión de conocimiento en un contexto dinámico y poder adaptarlas al propósito, enfoque,  realidad y madurez de la Empresa u Organización.

En ICA2 se desarrolló una aproximación que contempla 8 estrategias, cada una con un foco de actuación específico (de colaboración, de documentación, de gestión de mejoras) de cuya aplicación (individual o combinada) se pueden derivar rutinas de captura, difusión, asimilación y aplicación de conocimiento clave para agilizar la toma de decisiones y enriquecer los procesos de trabajo conectados a la cadena de valor de la organización.

Estrategia	Foco	Resulta de utilidad cuando:
1. Antena  (Inteligencia Organizativa)	Alerta al EntornoVigilancia Tecnológica	Se está en un mercado con múltiples actores Se desarrolla una actividad de alta tecnología Existe la necesidad de estar informado de la actualidad, regulaciones, convocatorias, eventos, congresos, publicaciones del sector/negocio
2. Gestión Documental	Facilitar el acceso a los contenidos	La organización genera mucho conocimiento explícito/codificado (procedimientos, manuales, normativas, mejores prácticas)
3. Colaboración	Crear comunidad (trabajo en equipo)	La actividad de negocio es intensa en conocimiento tácito Hay Heterogeneidad / Multidisciplinaridad Profesional
4. Gestión de Expertos	Aprovechar el conocimiento experto	La actividad de negocio es intensa en conocimiento tácito La replicación de experiencias tiene un alto impacto en el desarrollo de las actividades de negocio
5. Comunicación	Divulgación	La difusión de información oportuna es crítica para el desarrollo del negocio y el aprovechamiento de oportunidades Se hace necesario fortalecer la difusión de los recursos disponibles y los resultados de las actividades/proyectos
6. Aprendizaje Individual	Desarrollo de Competencias	La organización está en un negocio con alto contenido en técnicas o métodos cambiantes Se requiere generar CERTIFICACIÓN del conocimiento
7. Aprendizaje Organizativo	Transferencia de Conocimiento (social learning)	La organización está en un negocio con alto contenido en técnicas o métodos cambiantes El desarrollo de la práctica es fundamental (mas que la certificación del conocimiento)
8. Innovación y Mejoras	Aprovechar ideas(transformación)	Negocio altamente competitivo La eficiencia en los procesos y la renovación de productos/servicios es factor clave de éxito

No olvidemos que el conocimiento es el único activo que crece con el tiempo y no se desgasta pero que aveces puede desparecer con las personas si no se comparte, por lo que hoy es vital e importante el poder gestionarlo sea un Pymes como una gran Empresa ú Organización.

Beneficios de La Gestión del  Conocimiento a las personas:

1. Ayuda a las personas a hacer su trabajo, ahorrando tiempo, a traves de una mejor toma de decisiones y resolución de problemas
2. Crea un sentido de comunidad entre las personas y la organización
3. Ayuda a la gente a mantenerse actualizadas en su campo de conocimiento

Beneficios de La Gestión del  Conocimiento para los equipos de trabajo:

Beneficios de La Gestión del Conocimiento para la Empresa u Organización

Algunas reglas básicas para alcanzar la gestión del conocimiento aplicado es tener en cuenta que la persona es la parte central de la Empresa u Organización que aprende, que los empleados necesitan siempre sentir que son valorados y eso no se logra pagando sus salarios, ni siquiera dándoles más dinero, por lo que es vital crear nexos para transmitir y memorizar el conocimiento sin suplantar el conocimiento individual por el colectivo.

Recordemos que:

….Somos personas los empleados de una Empresa u Organización, con sueños ideales y aspiraciones y si parte de estos o todos se pudieran realizar en la Empresa, estaríamos hablando del lugar perfecto y de ser así, estas “personas” serian mucho más productivas, capaces, y valiosas porque cuanto más se aprende y se comparte más se beneficiarán en conjunto con la Empresa u Organización dándose por hecho los verdaderos y más sólidos nexos por dónde transita el conocimiento: la verdadera y real gestión del conocimiento aplicada.